Quels sont les avantages de la GED  ?

Aujourd’hui, la gestion électronique des documents (GED) est au centre de la transformation numérique d’un grand nombre de secteurs d’activités et d’entreprises. Cette démarche et les outils qui favorisent sa mise en œuvre permettent aux entreprises de mieux conduire leur administration. De récentes études révèlent même que leur efficacité garantit à 46 % le raccourcissement du cycle de traitement des documents et réduit à 91 % les coûts. D’autres avantages non moins importants découlent de la mise en place de la GED.

Productivité améliorée

La mise en place d’un plan de GED permet d’améliorer la productivité de l’entreprise. Mais pour cela, il est important de la ficeler dans les règles de l’art. En découvrant véritablement qu’est-ce que c’est que la GED, vous saurez comment procéder pour bien la mettre en œuvre afin d’améliorer la productivité de votre entreprise. En fait, la GED réduit le temps de recherche de l’information. Les collaborateurs n’ont plus besoin de passer des heures à rechercher des documents. Il y a ainsi un raccourcissement des processus et des délais d’attente, des réalités qui participent fortement à l’amélioration de la productivité.

Coûts d’exploitation réduits

La GED favorise une réduction des coûts d’exploitation. En effet, lorsque le processus est mis en place, il n’est plus nécessaire d’utiliser des armoires ou des classeurs. La GED permet donc une réduction de l’espace de stockage et les coûts itinérants. En plus de cela, lorsqu’un plan de gestion électronique des données est mis en place, il ne sert plus à rien de réaliser de nombreuses copies d’un même document, car une version numérique est stockée dans l’armoire numérique de l’entreprise. Et celle-ci est accessible à tous les salariés qui sont autorisés à y accéder. Cela permet dans le même temps de réduire les coûts d’impression.

Prévention des risques

La GED est aussi un processus informatique qui aide à prévenir des risques. Sa mise en place simplifie les sauvegardes. En outre, les documents numériques sont sécurisés, car ils restent en ligne. Ils sont accessibles, mais pas par tout le monde. À partir de la GED, il est possible de mettre en place un plan de reprise d’activité, et ainsi ne pas avoir à investir dans des espaces de stockage pensés pour résister aux catastrophes naturelles et qui peuvent être coûteux.

Recherche de contenu fluidifiée

Un autre avantage de la GED est la fluidification de la recherche de contenu. En effet, ce processus informatique permet aux entreprises de gérer leurs contenus avec plus de simplicité, en réalisant une requête. Le principe est un peu similaire à celui de Google. Car c’est un moteur de recherches qui transmet les documents demandés. Les collaborateurs ne peuvent qu’être heureux de ce fonctionnement. S’ils ont besoin, par exemple, de toutes les factures liées à un client, ils pourront les retrouver sans aucune difficulté.

Flux d’informations réduit

En outre, la GED a l’avantage de réduire le flux d’information. Lorsqu’elle est mise en place, il n’est plus nécessaire de réaliser un grand nombre de copies des documents qu’il faut ensuite distribuer aux différents services. La GED diminue ainsi le flux d’information que chaque salarié reçoit, ce qui favorise une facilitation de la communication interne. Les collaborateurs n’ont plus à perdre du temps et à se mettre un stress inutile lors de la recherche de la version à jour d’un document. En réduisant le flux d’informations, la GED allège significativement la tâche des salariés.

Gestions des autorisations

Notez également que le fonctionnement d’un plan de GED dans une entreprise permet de gérer au mieux les autorisations d’accès à certains documents. Il est clair que tout le monde ne peut avoir accès à des dossiers confidentiels. Avec la GED, il est plus facile de définir les collaborateurs qui ont le droit d’ouvrir à tout moment les documents sensibles. Sa mise en place permet de filtrer l’accès à certains dossiers et de les sécuriser idéalement.

Impact positif sur l’environnement

Par ailleurs, le déploiement de la GED dans une entreprise a un impact positif sur l’environnement. En effet, c’est une bonne solution pour aller vers le « zéro papier ». Nombreuses sont les entreprises qui travaillent pour réduire l’impact de leur consommation sur l’environnement. Elles devraient commencer par adopter la GED, car il s’agit d’une excellente solution pour les accompagner dans l’élaboration d’une stratégie plus verte.

Maria Bernard

Journaliste sur L'os de Rover 🐕