Comment bien mettre en place la numérisation fidèle ?

Par la numérisation fidèle, on garantit une reproduction à l’identique d’un document papier, tant sur la forme que sur le fond. C’est la première étape pour l’obtention d’une copie fiable et donner une valeur probante au document transformé électroniquement. Sachez que la numérisation fidèle doit être réalisée en respectant des normes, comme la NF Z42-026 qui spécifie les conditions à remplir pour la production des copies numériques. Découvrez comment bien la mettre en place.

Numérisation centralisée ou décentralisée : que choisir ?

Dans le cadre de la mise en œuvre d’une numérisation fidèle, vous devez réaliser un choix : décider d’une numérisation centralisée ou d’une numérisation décentralisée. Ce choix repose sur un critère économique. En effet, vous pouvez numériser vos documents dans les locaux de votre entreprise ou à partir des infrastructures de l’opérateur retenu, et chaque option a un coût. Une réflexion s’impose afin de choisir celle qui vous convient le plus et ainsi profiter pleinement des avantages de la copie fidèle.

Tenez compte de la nature de vos documents pour décider de numériser dans vos locaux ou en exploitant les infrastructures du prestataire. Vous aurez certainement à dématérialiser un stock d’archives papier, soit des documents inventoriés, ou un flux de courrier entrant, c’est-à-dire des documents non inventoriés. Le prestataire peut vous conseiller afin que vous fassiez le choix le plus profitable.

Etablissement des conditions techniques avec l’opérateur

Avant de mettre en place la numérisation fidèle de vos documents, un échange s’impose entre vous et l’opérateur afin d’établir les conditions techniques du processus. Les discussions devraient tourner autour de 4 principaux points :

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• La qualification de la chaine de numérisation : à ce niveau, c’est l’opérateur qui réalise des tests de capacités afin d’identifier le seuil à partir duquel une dégradation de la fidélité de la copie sera notée. De façon concrète, des lots de tests seront constitués à partir des mires de calibrage. Aussi, les documents les plus compliqués à numériser seront soumis, ainsi que les paramètres de la chaîne de numérisation
• L’établissement de la convention de numérisation : il s’agit d’un document engageant qui encadre le processus global de numérisation fidèle. Celui-ci formalise les caractéristiques de la prestation et clarifie les responsabilités. La convention de numérisation explique le processus à mettre en œuvre, les logiques de contrôle, le profil de numérisation retenu et la traçabilité. C’est aussi un document qui permet une expertise en cas de contestation de la fidélité
• La qualification des documents à numériser : le donneur d’ordre adresse un lot de qualification qui porte sur un échantillon des documents à numériser. Lorsque l’opérateur finit la numérisation du lot de qualification, le donneur d’ordre effectue un contrôle page à page entre les originaux papiers et les copies numériques fidèles. Il procède à la vérification de la lisibilité et s’assure qu’il dispose bien d’une copie fidèle aussi bien sur le fond que sur la forme. Lorsque la conformité est statuée, on établit un PV de conformité afin de permettre le lancement de la production
• La production de livrables : après la numérisation des documents, l’opérateur apposera une empreinte numérique associée à un horodatage afin de sceller la production. Le donneur d’ordre reçoit une attestation de numérisation avec la liste des livrables et les journaux de traitement

Destruction des archives après la numérisation fidèle : comment s’y prendre ?

Dans le cadre normatif de la numérisation fidèle, la fin du processus est la destruction des originaux papier. Même si c’est une opportunité pour réduire les volumes d’archivage physique, il est déconseillé de détruire toutes ses archives car elles n’ont pas toutes la même valeur. La considération de la nature du document et le caractère d’importance de celui-ci est importante.
En général, les entreprises préfèrent sauvegarder doublement certains de leurs documents engageants. Il est en effet bon de conserver des dossiers aussi bien au format papier qu’au format numérique. D’ailleurs, le coût de conservation des documents papier n’est plus si élevé de nos jours.
C’est une bonne idée de ne pas détruire le format papier des documents à fort enjeu que vous avez numérisés. En cas de cyberattaque provoquant la suppression de vos fichiers numériques, vous pourrez en avoir besoin. Grâce aux documents papier conservés, il est possible de rétablir rapidement l’activité de votre entreprise.

Notez que la destruction des documents numériques archivés n’est envisageable que lorsque la durée de conservation légale est atteinte. Cette durée n’est pas fixe et dépend de la nature du dossier électronique. Après la destruction du document numérisé, il est logique de détruire aussi son format en papier qui avait, éventuellement, été conservé.