Quel est le risque de ne pas archiver ses documents ?
L’archivage des données est une obligation dans une entreprise. En fonction de leur importance, certains documents sont archivés sur une durée moins courte que d’autres. Cependant, il existe des organismes dans lesquels les informations ne sont pas du tout archivées ou partiellement archivées. Quels sont alors les risques d’un manque d’archivage de données ?
Les documents à archiver et ceux à ne pas archiver obligatoirement
D’entrée, il est important de savoir que le stockage des informations n’est pas un archivage. Réaliser des archives revient à suivre un plan bien précis dans le stockage et l’emplacement des données. Ainsi, en premier lieu, il est important d’archiver tous les documents à caractère juridique. Entre autres, on peut citer les contrats, les autorisations, les déclarations administratives, les reçus, etc. Ensuite, il est important de bien archiver les preuves de conformité de l’entreprise aux obligations légales comme les reçus des autorisations administratives, les reçus de paiement des impôts, les documents de référence, etc.
Il est aussi important d’archiver les documents originaux, les productions audiovisuelles au sein de l’entreprise. Surtout, il est important de ne pas passer son temps dans l’archivage des photocopies excédentaires des documents, les informations qui n’ont aucun lien avec le fonctionnement de l’entreprise, les journaux de trop, etc.
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Quels risques lorsque les documents importants ne sont pas archivés ?
Risques juridiques et problèmes fiscaux
Chaque année, il existe des exercices fiscaux que l’entreprise doit réaliser. Tout cela se fait sur la base des documents comptables de l’entreprise. Ainsi, une perte de ces documents portera préjudice au bon fonctionnement de l’entreprise. De plus, il existe des documents à caractère juridique comme les contrats avec les partenaires et clients, les documents légaux de certaines affaires qui ne doivent pas se perdre au risque de coûter la crédibilité et des millions à l’entreprise. Ainsi, il est important de s’assurer que ces informations soient bien archivées et accessibles aux ayants droit au moment convenable.
Fuite des données et risques de blackmaling
Lorsque les informations ne sont pas archivées, il peut y avoir des fuites de documents confidentiels et très importants. En réalité, ces données confidentielles dans les mains des personnes mal intentionnées peuvent causer du tort à l’entreprise. C’est dans cette optique par exemple qu’il y a des blackmalings au sein des entreprises et des demandes d’argent afin de récupérer des données vitales au fonctionnement de l’entreprise.
Pour cela, l’archivage sécurisé des informations doit être la priorité du chef d’entreprise. Cela permettra de protéger l’intégrité de l’entreprise, mais aussi la vie privée de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de l’entreprise.
Perte et inaccessibilité aux données
Lorsqu’il n’y a pas un bon archivage des informations, il peut y avoir des pertes. En réalité, lorsqu’il y a un sinistre par exemple comme l’incendie ou un désordre de l’immeuble, lorsque les documents ne sont pas bien archivés, il sera difficile d’en avoir accès. C’est la raison pour laquelle, lorsque les locaux sont construits selon les normes et que l’archivage suit un plan précis, il est facile de retrouver les traces de tous les documents. De nos jours, la numérisation des archives de manière légale est aussi un avantage considérable pour les entreprises.
Destruction précoce ou tardive des documents archivés
Les archives ont une durée de vie allant de 2 à 30 ans ou voir plus en fonction de la nature des documents et de leur importance. Lorsque les documents ne sont pas archivés, ils risquent d’être détruits trop tôt ou tardivement. Tous les documents doivent être archivés selon leur degré d’importance au sein de l’entreprise, ce qui empêcherait leur destruction précoce ou tardive. L’utilisation des boîtes d’archives sur mesure est aussi une solution afin de bien organiser les archives selon leur degré d’importance et de priorité.
Pertes financières
L’archivage coûte beaucoup d’argent aux entreprises. Un manque de conformité aux normes en vigueur peut coûter plus de 20 millions de dollars de pénalité ou soit 4% du capital de l’entreprise comme pénalité. De plus, lorsque les documents ne sont pas archivés et qu’ils sont endommagés ou perdus, ils représentent une perte financière énorme au sein de l’entreprise. Pour certains documents, il faut engager des processus administratifs pour les récupérer, ce qui peut coûter beaucoup d’argent.
Manque d’espace au sein de l’entreprise pour l’archivage des informations
Tous les documents ne peuvent pas faire l’objet d’archives physiques. C’est la raison pour laquelle il est toujours important de procéder par priorité. Ainsi, lorsque les documents importants sont archivés, ceux qui sont de la moindre importance ne prendront pas de la place inutilement. Lorsque toutes sortes de dossiers sont archivés, il arrive un moment où il y a manque d’espace, ce qui porte préjudice au stockage et à l’archivage de certaines nouvelles données importantes et indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce cas, le chef d’entreprise ainsi que le responsable des archives doivent prendre leurs responsabilités.