Quel est le risque de ne pas archiver ses documents ?

L’archivage des données est une obligation dans une entreprise. En fonction de leur importance, certains documents sont archivés sur une durée moins courte que d’autres. Cependant, il existe des organismes dans lesquels les informations ne sont pas du tout archivées ou partiellement archivées. Quels sont alors les risques d’un manque d’archivage de données ?

Les documents à archiver et ceux à ne pas archiver obligatoirement

D’entrée, il est important de savoir que le stockage des informations n’est pas un archivage. Réaliser des archives revient à suivre un plan bien précis dans le stockage et l’emplacement des données. Ainsi, en premier lieu, il est important d’archiver tous les documents à caractère juridique. Entre autres, on peut citer les contrats, les autorisations, les déclarations administratives, les reçus, etc. Ensuite, il est important de bien archiver les preuves de conformité de l’entreprise aux obligations légales comme les reçus des autorisations administratives, les reçus de paiement des impôts, les documents de référence, etc.

Quel est le risque de ne pas archiver ses documents ?

  • Jan Nowak Casier vestiaire 5B2A Armoire Metallique 10 Compartiments revêtement en Poudre 172 cm x 136 cm x 45 cm (Gris/Bleu)
    Armoire à casiers spacieuse avec 10 compartiments | Couleur: Gris-Bleu RAL 7035-5017 | Dimensions: 172 cm x 136 cm x 45 cm (hauteur x largeur x profondeur) | Poids: 66 kg | Construction robuste | Finition de haute qualité. 10 compartiments | Portes verrouillables | Poignées en plastique robuste | Fentes d’aération dans les portes – permettent une circulation parfaite de l’air dans les compartiments | Porte-étiquettes – pour une personnalisation facile des différents compartiments | Une tringle à vêtements par compartiment. L’acier revêtu par poudre d’une épaisseur de 0,6 mm garantit une fonctionnalité et une stabilité de l’armoire pendant de nombreuses années | Serrure à cylindre avec deux clés chacune | Le verrouillage intégré assure confort et sécurité. Facilement intégré dans les domaines d’application suivants: écoles, entreprises industrielles, ateliers, entreprises, centres de fitness, piscine, vestiaires. Veuillez noter qu’après l’achat des marchandises, un numéro de téléphone valide doit être déposé pour que le transitaire puisse vous informer des marchandises dès que possible par téléphone. Si un numéro de téléphone incorrect / invalide est déposé, la livraison ou l’expédition de votre commande sera retardée de plusieurs jours.
  • Jan Nowak Armoire Vestiaire Metallique 2B1A Casier en Métal 2 Compartiments cloison Revêtement en Poudre 180 cm x 80 cm x 50 cm (Gris)
    Armoire vestiaire en tôle d’acier. Couleur: Gris RAL 7035, Dimensions: 180 cm x 80 cm x 50 cm (hauteur x largeur x profondeur), poids: 48, 2 kg. Fabrication de haute qualité et construction robuste, haute stabilité. Serrure à cylindre de sécurité avec deux clés chacune. Cloison pour les vêtements propres et sales, une tringle et 4 patères par compartiment, fentes de ventilation sur chaque porte. Facilement intégré aux domaines d’application suivants: entreprises industrielles, ateliers, vestiaires, etc. Veuillez noter qu’après l’achat des marchandises, un numéro de téléphone valide doit être déposé pour que le transitaire puisse vous informer des marchandises dès que possible par téléphone. Si un numéro de téléphone incorrect/ invalide est déposé, la livraison ou l’expédition de votre commande sera retardée de plusieurs jours.

Il est aussi important d’archiver les documents originaux, les productions audiovisuelles au sein de l’entreprise. Surtout, il est important de ne pas passer son temps dans l’archivage des photocopies excédentaires des documents, les informations qui n’ont aucun lien avec le fonctionnement de l’entreprise, les journaux de trop, etc.

Lire aussi : les 5 risques du non archivage

Quels risques lorsque les documents importants ne sont pas archivés ?

Risques juridiques et problèmes fiscaux

Chaque année, il existe des exercices fiscaux que l’entreprise doit réaliser. Tout cela se fait sur la base des documents comptables de l’entreprise. Ainsi, une perte de ces documents portera préjudice au bon fonctionnement de l’entreprise. De plus, il existe des documents à caractère juridique comme les contrats avec les partenaires et clients, les documents légaux de certaines affaires qui ne doivent pas se perdre au risque de coûter la crédibilité et des millions à l’entreprise. Ainsi, il est important de s’assurer que ces informations soient bien archivées et accessibles aux ayants droit au moment convenable.

Fuite des données et risques de blackmaling

Lorsque les informations ne sont pas archivées, il peut y avoir des fuites de documents confidentiels et très importants. En réalité, ces données confidentielles dans les mains des personnes mal intentionnées peuvent causer du tort à l’entreprise. C’est dans cette optique par exemple qu’il y a des blackmalings au sein des entreprises et des demandes d’argent afin de récupérer des données vitales au fonctionnement de l’entreprise.

  • TecTake Armoire Casier de Rangement Vestiaire Bureau en Metal 180x90x40cm avec 2 Portes verrouillables, 6 étagères de Rangement, Armoire avec Serrure Mobilier Bureau
    LE COEUR DU RANGEMENT PRINCIPAL : Besoin d’une solution pour ranger votre bureau? Découvrez ce vestiaire métallique 5 niveaux! Le parfait équilibre entre un meuble rangement et une armoire de rangement, il vous offre l’espace d’une étagère rangement et la sécurité d’un meuble avec serrure. Vous ne chercherez plus jamais vos documents! STYLE INDUSTRIEL ASSURÉ : Pour les amateurs d’un look industriel, cette pièce est un rêve devenu réalité. Fabriqué en acier revêtu, c’est bien plus qu’une simple armoire métallique. Sa touche d’étagère industrielle apporte du caractère à tout espace, que ce soit dans un bureau rangement ou comme vestiaire entrée. DISCRÉTION ET SÉCURITÉ : Adieu aux claquements bruyants! Nos portes battantes renforcées, tel un vestiaire métallique de haute gamme, sont équipées de tampons en caoutchouc. Et avec sa serrure à cylindre, vos affaires restent protégées, que ce soit des dossiers dans un meuble de rangement bureau ou des bijoux dans un casier de rangement. MONTAGE SANS TRACAS : Pas besoin d’être un expert du meuble etagere pour monter cette beauté. Sa structure simplifiée garantit un montage facile et un placard rangement toujours impeccable. Et nettoyer son intérieur est aussi simple que de passer un chiffon sur une étagère rangement bureau! ADAPTABILITÉ MAXIMALE : Qu’il s’agisse de le transformer en colonne de rangement, meuble tiroir rangement ou même casier vestiaire, ce vestiaire s’adapte à vos besoins. Son design, mi-armoire industrielle, mi-vestiaire entrée, s’intègre partout. Alors, prêt à révolutionner votre rangement de bureau?
  • TecTake Armoire de Rangement Metal Armoire de Bureau avec Serrure 4 Portes battantes et 2 tiroirs verrouillables pour Rangement Dossier, 80 x 40 x 180 cm – Noir
    TRANSFORMEZ VOTRE BUREAU : Découvrez notre armoire de bureau métallique. Non seulement elle excelle en tant que meuble de rangement bureau, mais elle joue également le rôle d’une bibliothèque étagère rangement. Que ce soit pour le rangement papier administratif ou comme colonne de rangement, elle répond à tous vos besoins de mobilier de bureau. PARFAITEMENT AJUSTABLE ET ORGANISÉ : Avec ses 2 tiroirs de rangement et ses 3 étagères ajustables, cette armoire de rangement est la solution idéale pour tout rangement tiroir bureau. Agissez comme le directeur de votre propre bibliotheque ! Et, avec le meuble tiroir rangement intégré, dites adieu au désordre. SÉCURITÉ ET SILENCE: Chaque porte document bureau mérite d’être protégé. C’est pourquoi notre armoire avec serrure est dotée de 4 portes battantes renforcées et d’une fermeture avec serrures à cylindres. De plus, les tampons en caoutchouc garantissent une ouverture et une fermeture silencieuses, préservant ainsi la tranquillité de votre placard bureau. ROBUSTESSE INDUSTRIELLE: Fait d’acier de haute qualité, ce meuble industriel est bien plus qu’une simple armoire metallique rangement. Il est à la fois esthétique et fonctionnel, idéal pour les amateurs de meuble metal industriel. Les étagères de rangement lisses facilitent le nettoyage, faisant de l’entretien un jeu d’enfant. MONTAGE FACILE, EXPÉRIENCE OPTIMISÉE: Oubliez les longues heures de montage. Notre armoire de stockage est conçue pour un assemblage aisé, garantissant une position stable. Imaginez-la comme le vestiaire industriel de vos rêves, combinant à la fois le style et la fonctionnalité, tout en offrant une organisation maximale.

Pour cela, l’archivage sécurisé des informations doit être la priorité du chef d’entreprise. Cela permettra de protéger l’intégrité de l’entreprise, mais aussi la vie privée de toutes les parties prenantes au bon fonctionnement de l’entreprise.

Perte et inaccessibilité aux données

Lorsqu’il n’y a pas un bon archivage des informations, il peut y avoir des pertes. En réalité, lorsqu’il y a un sinistre par exemple comme l’incendie ou un désordre de l’immeuble, lorsque les documents ne sont pas bien archivés, il sera difficile d’en avoir accès. C’est la raison pour laquelle, lorsque les locaux sont construits selon les normes et que l’archivage suit un plan précis, il est facile de retrouver les traces de tous les documents. De nos jours, la numérisation des archives de manière légale est aussi un avantage considérable pour les entreprises.

Destruction précoce ou tardive des documents archivés

Les archives ont une durée de vie allant de 2 à 30 ans ou voir plus en fonction de la nature des documents et de leur importance. Lorsque les documents ne sont pas archivés, ils risquent d’être détruits trop tôt ou tardivement. Tous les documents doivent être archivés selon leur degré d’importance au sein de l’entreprise, ce qui empêcherait leur destruction précoce ou tardive. L’utilisation des boîtes d’archives sur mesure est aussi une solution afin de bien organiser les archives selon leur degré d’importance et de priorité.

Pertes financières

L’archivage coûte beaucoup d’argent aux entreprises. Un manque de conformité aux normes en vigueur peut coûter plus de 20 millions de dollars de pénalité ou soit 4% du capital de l’entreprise comme pénalité. De plus, lorsque les documents ne sont pas archivés et qu’ils sont endommagés ou perdus, ils représentent une perte financière énorme au sein de l’entreprise. Pour certains documents, il faut engager des processus administratifs pour les récupérer, ce qui peut coûter beaucoup d’argent.

Manque d’espace au sein de l’entreprise pour l’archivage des informations

Tous les documents ne peuvent pas faire l’objet d’archives physiques. C’est la raison pour laquelle il est toujours important de procéder par priorité. Ainsi, lorsque les documents importants sont archivés, ceux qui sont de la moindre importance ne prendront pas de la place inutilement. Lorsque toutes sortes de dossiers sont archivés, il arrive un moment où il y a manque d’espace, ce qui porte préjudice au stockage et à l’archivage de certaines nouvelles données importantes et indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Dans ce cas, le chef d’entreprise ainsi que le responsable des archives doivent prendre leurs responsabilités.

Comment mettre en place un système d’archivage électronique en 7 étapes ?

Maria Bernard
Journaliste sur L'os de Rover 🐕